Voorwaarden indienen (E-)facturen

U kunt uw factuur op verschillende manieren naar de gemeente Hof van Twente versturen:

• als e-factuur;
• als PDF-factuur;
• per post.

Aan elke wijze van versturen van facturen zijn factuurvoorwaarden gekoppeld. Eerst worden de algemene factuurvoorwaarden genoemd, waarna van de e-factuur, PDF-factuur en de factuur per post de specifieke factuurvoorwaarden worden opgesomd.

Algemene factuurvoorwaarden

Op elke factuur dient – naast de wettelijke eisen - het volgende vermeld te worden:

1. Verplichtingnummer, indien niet aanwezig het routenummer of eventueel het grootboekrekeningnummer;
2. Een herleidbare omschrijving of betalingskenmerk, met minimaal naam en kenmerk van de geleverde dienst, product of (inhuur)functionaris.

Deze gegevens zijn aan u kenbaar gemaakt bij de opdrachtverlening. Hebt u deze gegevens niet ontvangen, dan het verzoek om contact op te nemen met (de besteller van) de gemeente Hof van Twente.
Uw factuur moet altijd aan de wettelijke eisen voldoen. Een overzicht hiervan vindt u op de website van De Belastingdienst

Indien een ontvangen factuur niet verwerkt kan worden, krijgt u hiervan bericht. Voorbeelden van een niet verwerkbare factuur zijn:

• het niet voldoen aan de factuurvoorwaarden;
• het niet voldoen aan de wettelijke eisen.

Factuurvoorwaarden e-factuur

Met ingang van maart 2019 is het voor leveranciers van de gemeente Hof van Twente mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) te sturen.

Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage is geen e-factuur.

Hoe stuur ik een e-factuur naar de gemeente Hof van Twente?

U kunt een e-factuur op verschillende manieren naar de gemeente Hof van Twente sturen:

• geautomatiseerd vanuit uw eigen (boekhoud)softwarepakket via het netwerk van Simplerinvoicing;
• handmatig via factuurportalen binnen het Simplerinvoicing netwerk.
  In het netwerk van Simplerinvoicing kunt u ons vinden via het organisatie-identificatienummer (OIN) 00000001809250901000

E-factuur vanuit uw (boekhoud)softwarepakket

Met de meeste boekhoud- en facturatiesoftware die in Nederland verkrijgbaar zijn, kunt u e-factureren. Controleer of uw ICT-leverancier of -dienstverlener hiervoor op dit moment samenwerkt met Simplerinvoicing. Dit is een netwerk van dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Via dit netwerk kunnen ook andere overheidsorganisaties en het bedrijfsleven bereikt worden.

E-factuur via online portalen

Gebruikt u geen (boekhoud)softwarepakket en verstuurt u maar weinig facturen, dan is het handmatig invoeren van facturen via een online portaal van een dienstverlener binnen het Simplerinvoicing netwerk een mogelijkheid. Deze dienstverleners creëren voor u een e-factuur en leveren die af bij de gemeente Hof van Twente.

Daarnaast willen wij u op het volgende wijzen:

• Indien uw e-factuur niet bij ons afgeleverd kan worden, doordat er technisch iets mis is met de e-factuur, dan heeft de gemeente Hof van Twente hier geen zicht op. Er heeft immers geen aflevering plaatsgevonden. Uw dienstverlener, die voor u de e-factuur via het netwerk van Simplerinvoicing heeft verzonden, ontvangt hiervan volgens de stelselafspraken daarentegen wel een bericht. U dient met uw dienstverlener een werkwijze hiervoor af te spreken.
• Er wordt géén bevestigingsbericht verstuurd van de ontvangst van een e-factuur;
• Een e-factuur, die niet via het netwerk van Simplerinvoicing is verstuurd wordt niet verwerkt;
• Als u een e-factuur verstuurt, verstuur deze factuur niet nog een keer per post en/of als PDF via de mail.

Factuurvoorwaarden PDF-factuur

• U stuurt uw PDF-factuur via de mail als bijlage naar efacturen@hofvantwente.nl;
• Eén factuur per PDF.
• In één mail kunt u meerdere PDF’s en daardoor meerdere facturen opnemen. Daar zit geen beperking aan.
• Verstuur geen facturen in een ander formaat dan PDF.
• Als u de factuur per mail verstuurt, verstuur deze niet nog een keer per post en/of als e-factuur.

Factuurvoorwaarden factuur per post

U dient uw factuur te sturen naar ons vestigingsadres:
Gemeente Hof van Twente
T.a.v. crediteurenadministratie
De Höfte 7
7471 DK Goor